Stocker et conserver durablement le papier En passant simplement vos documents dans la Xambox, celle-ci va les stocker et les conserver sans limitation de durée dans ses bacs. Rechercher intuitivement ses documents Ayant analysé toutes les données de vos documents, la Xambox est capable de retrouver n’importe quel mot contenu dans vos documents.

Ainsi, si vous ne vous souvenez que d’un mot du texte par exemple, la Xambox est tout de même capable de vous le présenter à l’écran et de vous indiquer sa position physique. Retrouver efficacement ses données Avec son système de traçage de documents,

la Xambox vous indique la position physique exacte du document contenu dans son bac : "Votre document est dans le bac n°2, en troisième position après l’intercalaire n°7" Elle vous indique également les dernières actions qui ont été effectuées sur celui-ci (date d’entrée, commentaire ajouté, date d’emprunt ou d’extraction définitive, rappel associé, ...) Obtenir un fac similé de vos documents En cliquant simplement sur l’aperçu du document, on accède à sa forme numérique. Le fac-similé ainsi obtenu est consultable au format PDF.

Joindre vos documents à vos mails Tous les documents passés dans la Xambox peuvent être envoyés par email. La Xambox va se connecter automatiquement à votre client mail (par ex. Outlook) dès que l’on lui demandera. Pratique : envoyer toutes ses factures par mail à sa comptabilité ! Photocopier sans accéder à l’original papier Il est possible d’imprimer vos documents depuis le logiciel de la Xambox sans toucher à l’original physique. Un simple clic et l’on photocopie son document sur l’imprimante de bureau. Gain de temps considérable quand on sait que 25% du temps de travail est employé à rechercher l’information quelque soit la branche d’activité !

Emprunter un document et le remettre simplement en haut de la pile Lorsque la Xambox indique la position exacte du document, on peut alors en disposer, l’extraire et le consulter. Ensuite, il suffit de reposer l’original en haut de la pile du bac et la Xambox suivra la nouvelle position.

Extraire définitivement un document et garder sa trace numérique La Xambox permet de stocker mais aussi de mémoriser l’information, que l’on conserve son support papier ou non. Avec la Xambox, vous conservez une trace numérique de vos documents même s’ils n’existent plus physiquement. Illustration : lorsque l’on reçoit un chèque, il est prudent de conserver sa trace. Passez-le dans la Xambox puis envoyez-le à votre banque. Ainsi, vous conservez sa trace et, en cas de réclamation, vous ne serez pas pris au dépourvu.